Umsatzgestützte Personalplanung in der Gastronomie: So optimierst du deinen Personaleinsatz auf Basis deiner tatsächlichen Erfahrungen
In der Gastronomie kann sich das Gästeaufkommen und das Kaufverhalten stark verändern. Mal ist die Bar der Magnet, mal sind es vor allem Speisen, die den Umsatz bringen. Wenn du deinen Personaleinsatz konsequent an die realen Umsätze und Nachfrage-Schwerpunkte anpasst, sparst du Kosten und behältst ein motiviertes Team.
Warum umsatzgestützte Personalplanung?
- Echte Daten, klare Schlüsse
Durch die Betrachtung tatsächlicher Umsätze und Nachfrage-Trends (z. B. mehr Essen, weniger Getränke) kannst du genau erkennen, wann und wo Personal gebraucht wird – und wo nicht. - Anpassung an verändertes Gästeverhalten
Verschiebt sich dein Geschäft hin zu mehr Speisenverkauf, brauchst du möglicherweise weniger Personal an der Bar, dafür mehr Mitarbeitende in Service oder Küche. Das gilt auch für deine Öffnungszeiten: Wenn sich die umsatzstarken Zeiten beispielsweise vom Mittag auf den Abend verschieben, solltest du deine Öffnungszeiten entsprechend anpassen. - Bessere Auslastung, motiviertes Team
Orientierst du dich an deinem realen Geschäftsgang, vermeidest du überflüssige Arbeitszeiten oder Unterbesetzungen. Gleichzeitig fühlt sich dein Team nicht unter- oder überfordert.
Beispiel: Mehr Essen, weniger Getränke – was tun?
- Reduzierung der Bar-Kapazitäten
Wenn du weniger Cocktails oder Drinks verkaufst, reicht möglicherweise eine Person weniger an der Bar aus. - Aufstockung in Service oder Küche
Gleichzeitig solltest du überlegen, ob die Küchencrew durch höhere Essensbestellungen stärker beansprucht wird. Brauchst du hier zusätzliches Personal, um die Wartezeiten gering zu halten? - Flexibilität im Team
Kann jemand aus dem Bar-Team mit etwas Umschulung im Service aushelfen, wenn die Nachfrage sich verlagert? So holst du das Maximum aus deinem Personal heraus.
Wie du deine Daten nutzen kannst
- Kassensystem und Auswertungen
Ein Blick auf deine Umsatzdaten und deren vollständige Analyse ist wichtig, um zu sehen, wann und womit du Geld verdienst. Sind es eher Speisen zur Mittagszeit oder Cocktails am Abend? - Erfahrungswerte aus der Vergangenheit
Vielleicht weißt du schon, dass in den vergangenen Jahren an warmen Tagen eher kalte Speisen und Getränke gefragt waren oder dass zur Weihnachtszeit der Glühwein- und Dessertverkauf stark anzieht. - Schrittweise Optimierung
Du musst nicht jeden Tag alles neu erfinden. Halte deine regelmäßigen Stoßzeiten und Artikel-Bestseller fest und passe den Personaleinsatz an. So entwickelst du ein flexibles System, das auf Veränderungen reagieren kann.
Digitale Helfer für eine einfache Planung
1. MEINbusiness
MEINbusiness digitalisiert alle deine Daten, analysiert sie für dich und unterstützt dich mit speziell für die Gastronomie und Hotellerie entwickelten Tools dabei, deinen Betrieb zu optimieren. Hier kannst du z. B. sehen, wie sich dein Umsatz im Detail zusammensetzt, also welche Artikel am besten laufen und zu welchen Zeiten.
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- Tipp: Lasse deine Mitarbeitenden mit den Ergebnissen arbeiten – nicht mehr für die Ergebnisse. Das spart Zeit und macht deine Abläufe effizienter.
2. gastromatic
Gastromatic hilft dir vor allem bei der Dienstplanung, Zeiterfassung, Personalverwaltung und Lohnabrechnung. Durch die Erkenntnisse aus deinen Kassendaten (z. B. wenn du feststellst, dass du abends 30 % weniger Getränke verkaufst) kannst du zukünftige Schichtpläne anpassen und dein Team gezielter einsetzen: Weniger Barpersonal, mehr Service oder Küchenunterstützung zur Stoßzeit.
- Tipp: Mit der gastromatic App kann dein Team die Einteilung aktiv mitgestalten, ihre Verfügbarkeiten (bei Aushilfen) und Wunschtage/-zeiten eintragen sowie Urlaube beantragen.
Umsetzung: So startest du
1. Analysiere deine Daten
Wann machst du den größten Umsatz? Welche Produkte laufen gut? Gibt es saisonale Schwankungen?
2. Plane flexibel
Passe die Personaleinsatzpläne an, sobald sich das Konsumverhalten ändert (z. B. mehr Essen statt Getränke). Notiere dir, welche Änderungen gut funktionieren und welche nicht.
3. Hol dein Team ins Boot
Erkläre offen, warum du Personal von der Bar in den Service oder in die Küche verschiebst. Stelle Schulungsmöglichkeiten bereit, damit ein Jobwechsel reibungslos klappt und sich niemand überfordert fühlt.
4. Bleib am Ball
Der Markt verändert sich ständig. Auch Gästevorlieben können sich schnell drehen. Bleibe flexibel und prüfe regelmäßig, ob du an den richtigen Stellen Kapazität aufstockst oder reduzierst.
Fazit
Umsatzgestützte Personalplanung ist keine Raketenwissenschaft, sondern vor allem das konsequente Nutzen deiner realen Daten und Erkenntnisse. Verschiebt sich das Geschäft von Getränken zu Speisen, solltest du das im Personaleinsatz abbilden und notwendige Umverteilungen vornehmen. Tools wie MEINbusiness oder gastromatic helfen dir dabei, den Überblick zu behalten und Änderungen schnell umzusetzen. Das Ergebnis: höhere Wirtschaftlichkeit, weniger administrative Last und ein eingespieltes Team, das sich auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt – zufriedene Gäste.
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