Unser Kunde Vollpension

  • Café und angesagtes Frühstückslokal
  • 85 Mitarbeiter
  • 2 Standorte, Pop Up Stores, Online Backademie
  •  MEINbusiness Standard
  • Add on´s F&B Manager, Bestellplattform und Lagerverwaltung / Inventur
221

Rezepte

Bereits 221 Rezepte hat Vollpension individuell angelegt in der Rezeptdatenbank.

6.000

Digitalisierte Rechnungen

Durch das Automatisieren und Digitalisieren (ab der Eingangsrechnung) läuft die gesamte Buchhaltung inklusive Rechnungsarchiv und Zahlwesen über die MEINbusiness Cloud.

2017

Kunde von MEINbusiness

Seit 2017 ist das Team von Vollpension nun Kunde von MEINbusiness.

Generationsübergreifend digital: Das Generationencafé Vollpension setzt auf Digitalisierung

Alt und Jung können voneinander lernen – in vielerlei Hinsicht. Diese Überzeugung liegt auch dem Geschäftsmodell des Vollpension Generationencafés in Wien zugrunde. Wo durch Digitalisierung die Kluft zwischen den Generationen oft immer größer wird, wollen die Betreiber der Cafés Begegnungs- und Lernräume für neue Formen von Zusammenarbeiten und Zusammensein von Alt und Jung schaffen. Um die eigenen Prozesse zu verbessern und die Expansion mit weiteren Filialen sicherzustellen, haben sich die GeschäftsführerInnen für das Management-Tool von MEINbusiness entschieden.

Seit 2012 bietet das Café Senior:innen neben dem finanziellen Aspekt so die Möglichkeit, ein aktiver und fest eingebundener, wertvoller Teil der Gesellschaft zu bleiben. Zudem entsteht so mitten im Herzen der österreichischen Hauptstadt eine Welt, in der Alt und Jung auf Augenhöhe mit- und voneinander lernen und zusammenhelfen. Gleichzeitig ist das Café trotz des starken sozialen Fokus darauf angewiesen, wirtschaftlich zu bleiben. Dabei waren insbesondere ein fehlender Überblick bei Preisentwicklungen und Marktlage sowie der hohe Zeitaufwand zum Erstellen von Auswertungen ein Hindernis. Damit sich das Team vor Ort also auf die eigenen Kernkompetenzen – das Backen – konzentrieren kann, galt es eine Backoffice-Software inklusive automatisierter Buchhaltung und automatisiertem Controlling zu implementieren. 2017 begann daher die erfolgreiche Zusammenarbeit mit MEINbusiness.

F&B-Manager sorgt für Kosteneinsparungen und optimiert Verkaufszahlen

Unabhängig von der digitalen Infrastruktur ist das Verhältnis von Einnahmen und Ausgaben die Grundlage für den Erfolg eines Unternehmens, unabhängig von der Branche. Nach einer gründlichen Analyse der Zutaten und Festlegung der Qualitätskriterien für alle Produkte im Warenkorb kam unser persönlicher F&B-Manager zum Einsatz. Das Hauptziel bestand darin, Kosteneinsparungen beim Einkauf zu erzielen und die Deckungsbeiträge zu optimieren. Wir haben die Anzahl der Lieferanten von fünf auf drei reduziert, da die verbleibenden Partner ein höheres Bestellvolumen verzeichnen konnten. Dadurch konnten wir eine Konditionsverbesserung von 15% für das Generationencafé erzielen. Zusätzlich haben wir durch Speisekartenanalysen, Sortimentsarbeiten und Preisempfehlungen für Gerichte und Getränke die Verkaufspreise angepasst und somit die Deckungsbeiträge erhöht. Unser ausgelagerter F&B-Manager kümmert sich um all diese Aufgaben, sodass die Betreiber keine eigenen Mitarbeiter dafür abstellen müssen.

Unser persönlicher F&B Manager ist ein toller Sparringpartner für die täglichen Entscheidungen, der Know- how und viele Erfahrungswerte mit in unser Unternehmen hineinbringt. Dadurch bekommen wir für viele strategische Überlegungen immer ein breites Spektrum an Handlungsmöglichkeiten und mehr Sicherheit das gewünschte Ziel zu erreichen!

Julia Krenmayr
Geschäftsführende Gesellschafterin,
Mitgründerin

Automatisierung von Rechnungen spart Zeit und reduziert Fehler

Das Ziel des Unternehmens bestand aber nicht nur in finanziellen Einsparungen, sondern darin, nachhaltige, positive Verbesserungen bei den internen Prozessen zu erzielen. Mehr Übersicht und weniger Komplexität waren der Anspruch. Gemeinsam mit den Experten von MEINbusiness wurde mit dem digitalen Management und der Steuerung des Tagesgeschäftes begonnen. Um Fehler durch manuelle Eingaben zu reduzieren, wurde der komplette Rechnungsverlauf automatisiert. Die notwendigen Rechnungen zur Gewinnung der Daten werden nun von allen Lieferanten direkt an die Backoffice-Software von MEINbusiness übermittelt. Intuitive, individuell anpassbare Dashboards schaffen Übersicht und volle Transparenz über die Einkäufe. Dokumente können nun automatisch auf alle entscheidenden Rechnungsmerkmale geprüft werden. Freigabe und Zahlungen erfolgen mit nur wenigen Klicks. Zusätzlich zur Vereinfachung des Rechnungsprozesses sind dank der Daten aus den Rechnungen unterschiedliche Berichte über das komplette Einkaufs- und Lieferantenmanagement auf Knopfdruck möglich. Manuelle Arbeiten in Excel sind Geschichte und das Warten auf spezielle Auswertungen der Buchhaltung hat ein Ende.

Ein klaren Prozess der Eingangsrechnungen mit rechtlicher und inhaltlicher Prüfung, gibt uns extreme Sicherheit, dass nur Rechnung zur Bezahlung und Buchhaltung gelangen, die auch wirklich korrekt sind

Julia Krenmayr
Geschäftsführende Gesellschafterin,
Mitgründerin

Spürbare Verbesserung der Deckungsbeiträge

Aber man ging in Sachen Digitalisierung noch einen Schritt weiter. Dank Schnittstelle zur Kassa konnten alle Top Verkaufsartikel analysiert werden, welche dann auch zusammen mit dem MEINbusiness F&B Manager direkt in MEINbusiness rezeptiert und kalkuliert wurden. Der vorhin beschriebene automatisierte Eingang von Rechnungen ermöglicht demnach nicht nur die Ermittlung von Einkaufsdaten. In Verbindung mit erstellten Rezepten, welche wiederum mit den Verkaufsartikeln aus der Kassa verknüpft sind, ist so auch die Ermittlung von Wareneinsätzen und Deckungsbeiträgen pro Gericht möglich.
Basierend auf dem gängigen 80/20-Prinzip wurden die 20 % der Produkte, die 80 % des Deckungsbeitrages erzielen, ermittelt. Im Anschluss erfolgte gemeinsam mit dem F&B-Manager eine detaillierte Analyse. Nicht zuletzt dank der Änderung von Portionsgrößen und der gezielten Anpassung von Verkaufspreisen kam es in nur kurzer Zeit zu einer signifikanten Verbesserung der Deckungsbeiträge.

Täglich alle Rechnungen, Bestellungen und Kennzahlen von überall einsehen zu können, gibt mir die Sicherheit, dass die organisatorischen Abläufe im Betrieb funktionieren, auch wenn ich nicht selbst vor Ort bin.

Julia Krenmayr
Geschäftsführende Gesellschafterin,
Mitgründerin

Aber auch, wenn die digitale Transformation das Tagesgeschäft verbesserte, zusätzliche Flexibilität und Übersicht brachte, wirkten sich die Änderungen vor allem langfristig positiv aus. Die Einführung der Backoffice-Software ermöglichte eine stabile Datengrundlage, auf deren Basis wichtige Geschäftsentscheidungen getroffen werden konnten. So gibt es mittlerweile neben dem ersten Standort in der Schleifmühlgasse auch einen weiteren in der Johannesgasse sowie einen Kiosk am Schwedenplatz. Saisonale Pop-up-Stores in der Weihnachtszeit ermöglichen mehr Umsatz. Die sogenannte „Backademie“, eine Plattform für digitale Online-Backkurse mit der Oma, rundet das Angebot ab und bringen das Generationencafé in die digitale Welt. Vor allem aber ermöglicht die Einführung der Software- und Dienstleistungslösung von MEINbusiness dem Unternehmen, das soziale Engagement fortzuführen.

Die Echtzeitübersicht über alle Wareneinsätze oder Warenbewegungen zu haben und diese über jeden beliebigen Zeitraum analysieren zu können ist ein riesiger Mehrwert! Das klingt so einfach, war aber für uns eine riesige Herausforderung: Bei uns backen Senior:innen und das nach ihrem eigenen Rezept. Das heißt, unsere Senior:innen entscheiden tagtäglich selbst, was sie backen und wie viel sie davon backen. Da den organisatorischen Überblick zu behalten, verlangt viel ab.

Julia Krenmayr
Geschäftsführende Gesellschafterin,
Mitgründerin

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Was unsere Kunden sagen

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