Finanzen, Daten
und Daten-
Management:
Wie du Excel
und die Zettel
los wirst!
In einer Branche, in der Margen traditionell gering sind und durch die steigende Inflation weiter unter Druck geraten, ist die Digitalisierung des Controllings für Gastronomiebetriebe unerlässlich geworden. Tägliche Entscheidungen basieren zunehmend auf fundierten Unternehmenszahlen, wodurch ein effektives Controlling mit aussagekräftigen Kennzahlen unverzichtbar wird. Hierbei stoßen Gastronomen jedoch häufig auf das Problem der Datenverwaltung und -analyse, insbesondere wenn sie versuchen, diese Aufgaben mit herkömmlichen Methoden wie Excel zu bewältigen.
Die Herausforderung: Big Data und manueller Aufwand
Die Vielfalt und Komplexität der Daten in der Gastronomie stellen eine besondere Herausforderung dar. Jeder Lieferant hat seine eigene Art, Daten zu liefern – oft ohne einheitliche Standards, was zu unvollständigen Informationen und Datenlecks führt. Diese Inkonsistenzen erschweren nicht nur den Vergleich von Preisen und die Verwaltung von Artikelinformationen, sondern beeinträchtigen auch die Vollständigkeit des Berichtswesens. Zusätzlich zu den Herausforderungen bei der Datenerfassung und -integration müssen Inhaltsstoffe, Allergene und Nährwerte sorgfältig verwaltet werden, um eine effektive Automatisierung in der Rezeptverwaltung zu gewährleisten.
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Excel als Werkzeug: Eine Analyse der Schritte

Um die Komplexität der Datenverwaltung in Excel zu veranschaulichen, betrachten wir den Prozess, der notwendig wäre, um einen einfachen Soll-Ist-Warenabgleich durchzuführen. Jetzt das große Problem an der Sache, um auf dem Laufenden zu bleiben, muss das mit jeder Position deiner Bestellungen gemacht werden, regelmäßig, mehrmals Wöchentlich.

1. Datenerfassung: Sammeln aller Eingangsrechnungen und manuelle Eingabe der Daten in Excel.

2. Datenbereinigung: Überprüfen der Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit, manuelle Korrektur von Fehlern.

3. Kategorisierung: Zuordnung der Artikel zu Produktgruppen, manuelle Anpassung bei Inkonsistenzen zwischen den Lieferanten.

4. Einheitsanpassung: Umrechnung von Lieferantenangaben in eine standardisierte Einheit (z.B. von Trägern zu Einzeldosen).

5. Preisvergleich: Erstellung separater Spalten für die Preise pro Einheit, manuelle Berechnung zum Vergleich der Lieferantenpreise.

6. Analyse von Inhaltsstoffen und Nährwerten: Manuelle Eingabe dieser Informationen für jedes Produkt, falls notwendig.

7. Berichterstellung: Zusammenstellung der Daten in Berichtsform, manuelle Erstellung von Diagrammen und Tabellen für die Analyse.

 

Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für menschliche Fehler, was die Zuverlässigkeit der daraus resultierenden Entscheidungsgrundlagen beeinträchtigen kann.

MEINbusiness: Die Lösung für effizientes Datenmanagement

MEINbusiness adressiert diese Herausforderungen durch die Automatisierung des Datenmanagements und die Harmonisierung der Lieferantendaten. Unser Business Intelligence (BI) Tool reduziert den manuellen Aufwand erheblich und schließt Datenlecks, indem es alle relevanten Informationen nahtlos integriert und aufbereitet. Durch die direkte Anbindung der Lieferanten und die automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen stellt MEINbusiness sicher, dass das Berichtswesen vollständig und von höchster Qualität ist.

MEINbusiness gewährleistet eine effiziente Überwachung und Analyse der Betriebsleistung, ohne dass Gastronomen von den operativen Kosten eines komplexen Datenmanagements belastet werden. Die einfache Handhabung und die direkte Integration der Lieferantendaten machen MEINbusiness zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die moderne Gastronomie, das es Betreibern ermöglicht, fundierte Entscheidungen auf Basis vollständiger und korrekter Informationen zu treffen.

Jetzt sind die Daten ja schon mal drin! Optimierung der Finanzprozesse

Ein weiterer entscheidender Vorteil von MEINbusiness ist die Optimierung der Finanzprozesse, insbesondere in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Die herkömmliche Praxis, Finanzdaten durch handschriftliche Notizen oder speziell dafür erstellte Excel-Tabellen zu übermitteln, ist zeitaufwendig und fehleranfällig. MEINbusiness vereinfacht diesen Prozess durch die Möglichkeit, vorkontierte Rechnungen inklusive aller zugehörigen PDF-Dokumente direkt aus dem System zu exportieren. Dies ermöglicht eine schnelle, präzise und automatisierte Übergabe der Finanzdaten am Monatsende, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Zusätzlich bietet MEINbusiness das revisionssichere Archiv für 10 Jahre und optional den direkten Zugang für deinen Steuerberater. Dies gewährleistet, dass der Steuerberater jederzeit auf die benötigten Daten zugreifen kann, was die Finanzverwaltung und -berichterstattung weiter optimiert.

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Fazit:

Die Gastronomie steht vor der Herausforderung, in einem zunehmend kompetitiven und kostenintensiven Umfeld erfolgreich zu sein. Ein präzises, effizientes Datenmanagement ist der Schlüssel zur Überwindung dieser Herausforderungen. Mit MEINbusiness können Gastronomen die Fallen traditioneller Datenverwaltungsmethoden umgehen und sich auf ein System verlassen, das speziell für ihre Bedürfnisse entwickelt wurde. Durch die Optimierung des Datenmanagements und die Reduzierung des manuellen Aufwands bietet MEINbusiness eine solide Grundlage für die Steuerung gastronomischer Betriebe und unterstützt Gastronomen dabei, ihre Ziele zu erreichen und ihre Betriebe erfolgreich in die Zukunft zu führen.

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