Von: David Käppler

F&B Kennzahlen sind nicht erst seit der Pandemie wichtig, um ein Unternehmen zu steuern und Fehlentwicklungen zu erkennen. Dennoch gibt es in vielen Betrieben der Gastronomiebranche oft Ratlosigkeit. Das Thema Controlling erfreut sich meist keiner großen Beliebtheit und dafür gibt es gute Gründe und selten ist es der Wille.

Zeitintensives Berichtswesen

Ob Excel oder Warenwirtschaft, mit beiden Tools lassen sich detaillierte Auswertungen und Berichte erstellen, nur scheitert es meist an ein und derselben Sache: Dateneingabe. Ausgenommen von Schnittstellen einiger Großhändler müssen die Artikel, Preise und Mengen der Lieferanten für Ergebnisse eingepflegt werden. Das kostet oft viel Zeit denn im Schnitt benötigt ein Betrieb 15-30 Lieferanten mit 1500-3000 unterschiedlichen Artikeln, die sich unter dem Jahr regelmäßig im Preis und oft auch in der Einheit ändern.

Datenmanagement

Mangels fehlender Systeme oder Schnittstellen, sowie schlechter Datenqualität werden oft zu viele Stunden dafür verwendet Daten aus verschiedenen Systemen zu harmonisieren und Berichte in Excel zu erstellen. Dies kann durchaus einen Mehrwert haben, steht aber meist nicht im Verhältnis zur Erstelldauer.

Fehlendes Personal

Fachkräftemangel ist ein beständiges Problem der Branche. Vor allem die hohe Fluktuation macht es sehr schwer die oft komplexen Auswertungen und Systeme mit Daten am Leben zu erhalten. Denn sobald ein/e Mitarbeiter/In das Team verlässt, geht wertvolles Knowhow verloren, um die Kennzahlen zu erstellen und zu interpretieren.

Intransparente Kostenaufschlüsselung

Vorhandene Berichtswesen, wie aus der Buchhaltung sind zwar verfügbar, bürgen aber den Nachteil, dass ihnen oft die Tiefe fehlt oder ein massiver buchhalterischer Aufwand betrieben werden muss, um den Ursprung der Kosten nachvollziehen zu können. Die Kostentreiber verstecken sich in den Buchungslogiken und letztlich in der Rechnung, die zuerst herausgesucht werden muss, um diese zu analysieren.

Falscher Fokus

Viele Unternehmen bemühen sich jeden Monat aufs Neue möglichst viele Kennzahlen zu erfassen. Dabei sind es nur 20% der Artikel, die für 80% des Deckungsbeitrages verantwortlich sind. Schlussendlich sind es genau die, welche darüber entscheiden, ob das Unternehmen rentable Wareneinsätze erzielt. Somit sind die aufgewendeten Mitarbeiter/Innen- Stunden für die restlichen Artikel schade um die Zeit.

Unkonkrete Maßnahmen

Wenn ein Berichtswesen implementiert ist, kommt es oft vor das zwar gute Erkenntnisse gewonnen werden können, aber die Maßnahmen fehlen. Denn hier herrscht oft das Vorurteil, dass diese aufwändig sind. Jedoch sind es meistens die kleinen Veränderungen, die riesige Hebel im Deckungsbeitrag verursachen.

MEINbusiness bietet eine Lösung aus digitalem Berichtswesen ohne manuelle Dateneingaben mit der Möglichkeit dieses mit persönlicher Dienstleistung, in Form eines F&B Managers zu kombinieren. Berichte ergeben sich automatisch aus digitalisierten Eingangsrechnungen und Erlösdaten der Kasse und können unabhängig jederzeit, von überall mobil abgerufen werden.

Das Team aus erfahrenen F&B Managern hilft optional bei allen Themen rund um das Kostenmanagement, angefangen von neutralen Lieferantenverhandlungen, über Speise- / Getränkekartenanalysen, bis hin zur gemeinsamen Planung von Umsätzen sowie Deckungsbeiträgen.