Von: David Käppler

Dass die Buchhaltung ein notwendiges Übel des Unternehmertums ist, was keiner gerne macht, ist allgemein bekannt. Was jedoch den Wenigsten bewusst ist, sind die immensen ökonomischen und ökologischen Kosten, welche dieser Vorgang vor allem in Papierform für ein Unternehmen mit sich bringt.

Wie mehrere Studien belegen, liegen die operativen Kosten für die UnternehmerInnen bei Papierrechnungen je Beleg über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungszeit von 7 Jahren bei durchschnittlich 5,- bis 15,-€! Die Hauptkostentreiber sind dabei die Bearbeitung, Transport und die Lagerung.

Bearbeitung

Eine Rechnung geht zumeist durch mehrere Hände und muss bearbeitet werden. Ob Sortierung in der Ablage, interne Rückfragen bei Abteilungen über die Bezahlung bis zur Kontierung. Im Gegensatz zu einer digitalisierten Rechnung müssen hier alle wichtigen Informationen manuell in Programme eingegeben werden und dies kostet jedes Mal Zeit.

Transport

Ein weiterer Kostenfaktor entsteht bei Papierrechnung auf dem Weg zum Steuerberater. Hierfür werden die Dokumente entweder im Karton auf dem Postweg oder persönlich zugestellt. Manche nutzen hier auch schon Vorstufen der Digitalisierung, indem sie die Dokumente einscannen und elektronisch übermitteln, aber auch dies kostet Zeit und kann bei schlechter Scanning Qualität zu Mehraufwand führen.

Lagerung

Auch die Einlagerung verursacht indirekte Kosten, wenngleich hier nicht jeder Unternehmer auf ein externes Archiv zurückgreifen muss, so sind es dennoch Flächen, in denen die Rechnungen aufbewahrt werden, die geschäftlich nicht anderweitig genutzt werden können. Zu guter Letzt muss die ein oder andere Rechnung auch mal wieder herausgesucht werden und jeder der dies schon mal machen musste weiß, dass dies in den Papierbergen des Archives teilweise viele Stunden dauern kann.

Umweltaspekt

Ebenfalls nicht außer Acht zu lassen sind die hohen Umweltbelastungen, die jede Papierrechnung verursacht. Dabei spielt neben dem CO2 das durch den Transport der Dokumente verursacht wird, vor allem auch das Papier an sich eine große Rolle. Durch die teils über mehrere Seiten langen Dokumente müssen Unmengen an Bäumen für Kopierpapier gefällt werden was dann wiederum jahrelang in den Archiven liegt, bevor es dann wieder mit hohen Energieaufwänden vernichtet werden muss.

Bist du bereit deine Buchhaltung zu automatisieren?

Es gibt also gute ökonomische und ökologische Gründe seine Buchhaltung 100% zu digitalisieren die in vielerlei Hinsicht große Hebel mit sich bringen können. Ein ebenfalls nicht unerheblicher positiver Aspekt ist, dass die durch eine Digitalisierung gewonnen Daten für UnternehmerInnen unglaublich wertvoll für die Betriebssteuerung sein können, denn einmal generiert lösen diese aufwändige Excel oder Systemeingaben von Auswertungen ab. So können Kontierungen automatisiert ablaufen und betriebswirtschaftliche Auswertungen in jeglicher Tiefe auf Basis der Informationen aus der Rechnung gewonnen werden.

In den letzten 3,5 Jahren hat MEINbusiness über 370.000 Rechnungen und Dokumente digitalisiert und konnte somit einen großen Beitrag zum Umweltschutz leisten.