Glasklar zum Gewinn: Wie du mit transparentem Einkauf & Top-Artikel-Ausschreibungen deine Marge pusht
Warum 20 % deiner Produkte 80 % deines Gewinns ausmachen – und wie du das clever nutzt.
Die Auswahl der richtigen Lieferanten beeinflusst maßgeblich den Erfolg deines gastronomischen Betriebs – und spart dir bares Geld. Mit einer durchdachten Ausschreibung findest du nicht nur die besten Anbieter zum günstigsten Preis, sondern baust auch langfristig erfolgreiche Partnerschaften auf. In diesem Artikel erfährst du, wie du mithilfe der Pareto-Strategie eine effektive Ausschreibung erstellst, um gezielt Kosten zu senken und Qualität zu sichern.
Profit-Hacks für Gastronomen: So boostet die Pareto-Strategie deinen Einkauf!
Die Pareto-Strategie, auch bekannt als 80/20-Regel, besagt, dass 80 % deines Umsatzes durch 20 % deiner Produkte erzielt werden. Diese Methode hilft dir beim Einkauf und bei der Lieferantenauswahl, dich auf die wichtigsten Produkte zu konzentrieren und so den größten finanziellen Vorteil zu erzielen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Ausschreibung
Schritt 1: Bedarfsanalyse durchführen
Rechnungen sammeln und auswerten
- Sammle zunächst alle relevanten Rechnungen des letzten Jahres – idealerweise digital.
- Stelle sicher, dass alle Produkteinheiten einheitlich sind (z. B. kg, Liter) und bereinige die Daten.
- Übertrage die einzelnen Posten in eine Übersicht (z. B. Excel), um genau zu sehen, welche Produkte du in welchen Mengen und zu welchen Preisen beziehst.
- Notiere die Gesamtsumme, die du für jeden Artikel ausgegeben hast.
Bei uns bekommst du das Ganze auf Knopfdruck: Wir digitalisieren deine Rechnungen, lesen die Daten automatisch aus, sorgen dafür, dass sie einheitlich sind und fassen alles in einer übersichtlichen Statistik für dich zusammen. Wirf einfach einen Blick in dein Dashboard und sieh sofort, wo dein Geld hinfließt – ganz ohne manuelle Tipparbeit.
Produkte nach Ausgaben priorisieren
- Sortiere die Artikel in deiner Tabelle absteigend nach Gesamtausgaben. So siehst du sofort, welche Produkte den größten Anteil deiner Kosten verursachen.
MEINbusiness übernimmt den Großteil dieser Arbeit und erstellt eine Übersicht deiner Hauptlieferanten und Bestellungen. So kannst du schnell und einfach vergleichen, optimieren und Ausschreibungen erstellen.
Pareto-Prinzip anwenden
- Schau dir in deiner Sortierung an, ab welchem Artikel du in etwa 80 % deiner Gesamtausgaben erreichst. Diese Artikel zählen zu deinen Top-20 %-Produkten.
- Notiere dir diese Produkte als besonders wichtig für deine Einkaufsoptimierung – genau hier hast du das größte Einsparpotenzial.
Mit MEINbusiness kannst du diese Analyse automatisiert durchführen.
Schritt 2: Schlüssellieferanten bestimmen: Wer liefert dir am meisten (oder am teuersten)?
Lieferantenliste erstellen
- Im nächsten Schritt filterst du nach deinen wichtigsten Lieferanten. Das sind diejenigen, bei denen du am meisten Geld lässt und/oder die deine entscheidenden Produkte liefern.
Bei MEINbusiness bekommst du auf einen Blick angezeigt, welche Lieferanten wie viel Umsatz mit dir machen. Du kannst sofort vergleichen und sehen, ob dein Fokus bisher richtig lag oder ob es bessere Alternativen gibt.
Verteilung deiner Bestellungen prüfen
- Bestellst du denselben Artikel bei verschiedenen Lieferanten? Oder deckt ein einziger Anbieter fast alles ab? Je nach Strategie kann es Sinn machen, mehr Wettbewerb zu schaffen oder dich enger an wenige Lieferanten zu binden.
Wir liefern dir die Daten, damit du siehst, wo du in der Breite einkaufst – und wo du vielleicht Konditionen bündeln kannst.
Schritt 3: Ausschreibungsunterlagen erstellen
Excel-Tabelle für die Ausschreibung
Erstelle eine Tabelle mit folgenden Informationen:
- Artikelname
- Benötigte Menge pro Monat/Quartal
- Aktueller Preis
- Gewünschte Lieferbedingungen
- Qualitätsanforderungen
- Lieferfristen
Beispiel für eine Excel-Tabelle:
| Tomaten | 500 kg | 2,50 €/kg | wöchentlich | Bio-Qualität | 2 Tage |
| Hähnchenbrust | 200 kg | 5,00€/kg | wöchentlich | frisch, regional | 2 Tage |
| Mozzarella | 150 kg | 3,50€/kg | monatlich | italienische Herkunft | 5 Tage |
Schritt 4: Angebotssanfrage formulieren
Formuliere eine detaillierte Angebotsanfrage, die alle Anforderungen und Bewertungskriterien klar definiert.
Tipp: Das ist alles zu viel Aufwand und dir fehlt eh schon Zeit? Buche jetzt deinen persönlichen F & B Manager! Er unterstützt dein Team, übernimmt Ausschreibungen, hinterlegt Sonderpreise und mehr.
Schritt 5: Lieferanten kontaktieren, Angebote einholen und vergleichen
- Angebotsanfrage ordentlich formatieren: Bereite ein Mailing vor, dem du deine Exceltabelle anhängst.
- Angebote anfragen: Versende deine Angebotsanfrage im Excelformat an die ausgewählten Lieferanten und setze eine Frist für die Rückmeldung.
- Angebote vergleichen: Nutze die Excel-Tabelle, um die eingegangenen Angebote anhand der festgelegten Kriterien zu vergleichen.
- Verhandlungen führen: Verhandle die besten Konditionen mit den bevorzugten Lieferanten.
- Einkaufsvereinbarung erstellen: Sobald du dich für einen Lieferanten entschieden hast, erstelle eine formelle Einkaufsvereinbarung, die alle relevanten Konditionen, Sonderpreise und sonstige Vereinbarungen wie Lieferbedingungen und Zahlungsmodalitäten festlegt.
Schritt 6: Kontrolliere deine Einkaufsvereinbarungen regelmäßig
Anfangs noch präsent, geraten viele Vereinbarungen schnell in Vergessenheit. Änderungen im Sortiment oder neue Speise- und Getränkekarten können dazu führen, dass Sonderpreise entfallen und du plötzlich Listenpreise bezahlst. Prüfe deine Einkäufe daher mindestens einmal im Quartal und verhandle bei Bedarf nach.
Tipps für eine erfolgreiche Ausschreibung
Fassen wir noch einmal zusammen, welche Schritte für eine erfolgreiche Ausschreibung notwendig sind und wie du mit einfachen Tipps, deinen Einkauf langfristig optimieren kannst.
1. Bedarfsanalyse: Analyisere deine Ausgaben und identifiziere die wichtigsten Produkte für die Ausschreibung nach der Pareto-Strategie.
2. Datenaufbereitung: Stelle sicher, dass alle Produktdaten einheitlich und korrekt sind.
3. Ausschreibungsunterlagen: Erstelle eine übersichtliche Tabelle mit den wichtigsten Informationen wie Menge, Preis, und Lieferbedingungen und nutze diese, um Angebote zu vergleichen.
4. Vereinbarungen verhandeln und prüfen: Vergleiche Angebote sorgfältig und verhandle Konditionen. Behalte alle Vereinbarungen im Blick und prüfe regelmäßig, ob alles eingehalten wird.
5. Unterstützung holen: Nutze smarte Tools wie MEINbusiness, um deine Prozesse einfacher und effizienter zu machen und zieh dir Experten zur Seite, wenn dir Zeit oder Ressourcen fehlen.
Fazit
Ein effizienter Einkauf ist ein fortlaufender Prozess. Mit MEINbusiness behältst du automatisch den Überblick über Lieferantenartikel, Top-Verkaufsprodukte und mehr – ideal für deine Ausschreibungen. Zusätzlich bieten wir als Service an, Angebote von verschiedenen Lieferanten einzuholen. Nutze die Pareto-Strategie, um die wichtigsten Produkte und Lieferanten zu identifizieren und deine Einkaufsprozesse gezielt zu verbessern.
Gerade in Zeiten steigender Kosten ist eine gründliche Verhandlung wichtiger denn je: Nur so sicherst du dir die nötige Marge und den Gewinn, um deinen gastronomischen Betrieb langfristig rentabel zu führen. Je konsequenter du deine Strategie umsetzt und deine Zahlen im Blick behältst, desto besser wirst du gegenüber deinen Lieferanten verhandeln – und so nachhaltig deine Wirtschaftlichkeit steigern.
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